Ticaret Bakanlığı tarafından, 14 Ocak 2022 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kooperatif ve Üst Kuruluşlarının Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulundurulacak Bakanlık Temsilcisinin Nitelik ve Görevleri Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ile Kooperatiflerin yaptığı Genel Kurullara ilişkin önemli düzenlemeler getirilmiştir.
Bu Yönetmeliğin amacı; kooperatif ve üst kuruluşlarının genel kurul toplantılarının kanuna, ilgili mevzuata ve ana sözleşmeye uygun olarak yapılmasına nezaret etmek üzere genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcilerinin nitelikleri, görevleri, yetkileri ve ücretleri ile temsilci görevlendirilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemek şeklinde belirtilmiştir.
Genel Kurul Toplantılarında Yetkili Olan Temsilci Kimdir?
Temsilci; kooperatif, kooperatif birliği, kooperatif merkez birliği, Türkiye Milli Kooperatifler Birliği genel kurullarında bulundurulması gereken Bakanlık temsilcisini, ifade eder.
Ticaret Bakanlığı kooperatiflerin genel kurul toplantılarında temsilci görevlendirilmesi zorunlu mudur? Genel kurullarda temsilci nasıl talep edilmesi gerekir?
Yürürlüğe yeni giren yönetmelikle kooperatiflerce genel kurul toplantıları için temsilci görevlendirilmesi talebinde bulunulması zorunludur.
ç) Bakanlık temsilcisi ücretinin yatırıldığını gösterir belge,
Yukarıdaki belgelerin, genel kurul toplantı tarihinden en az 15 (on beş) gün önce İl Müdürlüğüne teslim edilmesi gerekmektedir.
İlgili Müdürlük çağrıya yetkili olup olmadığını nasıl inceler? Temsilci talebini nasıl değerlendirir?
İlgili İl Müdürlüğü (Tarımsal amaçlı kooperatifler ve üst kuruluşları için Tarım ve Orman İl Müdürlüğü; yapı kooperatifleri ve üst kuruluşları için Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği İl Müdürlüğü; diğer kooperatifler ve üst kuruluşları için Ticaret İl Müdürlüğü) MERSİS, Ticaret Sicil Gazetesi ve ilgili kooperatif kayıtlarını inceleyerek, çağrıyı yapanların genel kurula çağırmaya yetkili olup olmadıklarını inceler. İncelemelerden sonuç alınamazsa, ilgili Ticaret Sicil Müdürlüğü’nden bilgi alır.
Genel kurulun yetkisiz kişilerce toplantıya çağrılması veya sunulması gereken belgelerde eksiklik bulunması veyahut başvuru ile genel kurul tarihi arasında 15 (on beş) gün süre bulunmaması halinde temsilci görevlendirilmez. Ancak, geçerli bir mazeret nedeniyle süresinde yapılamayan başvurulardan; kamu yararı, hizmetin etkin, ekonomik ve verimli yürütülmesi ilkeleri kapsamındaki değerlendirmede uygun görülenlere temsilci görevlendirilebilmesi mümkündür. Genel kurul toplantılarının yoğun olduğu dönemlerde temsilci görevlendirilmesinde bir aksaklığa yol açılmaması için toplantıya çağrı işlemlerine başlanmadan önce gün alınması hususunda Genel Müdürlük veya İl Müdürlükleri düzenleme yapmaya yetkilidir
Üç yıl üst üste genel kurul yapmadığından, kanunen dağılmış sayılan kooperatiflerce temsilci başvurusunda bulunulursa, toplantı gündeminde münhasıran tasfiye kararı alınmasına dair madde veya kooperatif faaliyetlerinin sürdüğüne dair mahkeme kararının bulunması halinde temsilci görevlendirilir.
Ana sözleşmede hüküm bulunması halinde, genel kurul toplantısı kooperatif merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırları dışında başka bir yerde yapılabilir. Bu durumda, temsilci görevlendirilmesi toplantının yapılacağı İl Müdürlüğünce yapılacaktır. Ayrıca, toplantıyla ilgili belgeler de toplantının yapıldığı yerdeki İl Müdürlüğünce saklanır ve bir nüshası kooperatif merkezinin bulunduğu İl Müdürlüğüne gönderilir.
Belge eksikliği halinde ilgililere bildirilerek tamamlanması istenir.
Bu Yönetmelik hükümlerine uygun bulunmayan başvurular yazılı olarak reddedilir.
Genel kurullarda temsilci sayısı nasıl belirlenir? İl Müdürü de temsilci olarak talep edilebilir mi?
Genel kurul toplantılarının yoğun olduğu dönemlerde, temsilci görevlendirilmesi başvurularının değerlendirilmesinde; başvuruda bulunan kooperatiflerin ortak sayıları, amaç ve faaliyet konuları, genel kurul gündemindeki hususların önemi, evvelce yaşanmış ihtilaflar, genel kurul toplantısının yapılacağı yer ile İl Müdürlüğünde temsilci olarak görevlendirilebilecek personel sayısı gözetilerek, öncelikle temsilci gönderilmesi zorunlu görülenlerin talepleri karşılanacaktır.
Kooperatiflerin genel kurul toplantılarında görevlendirilecek temsilcilerin sayılarına ilişkin, ortak sayısı ve kooperatifin durumu dikkate alınarak Bakanlıkça belirlenecektir.
İl Müdürü sadece gündeminde önemli hususlar yer alan ya da evvelce yaşanmış ihtilafları bulunan kooperatiflerin genel kurul toplantılarına temsilci olarak görevlendirilebilir.
İl Müdürleri, Valilik makamının onayı ile temsilci olarak görevlendirilebilirler.
Temsilci ücretleri nasıl belirlenir? Ödeme nereye yapılmalıdır?
Mesai saatleri içerisinde kooperatiflerin genel kurul toplantılarında görevlendirilecek temsilcilere, (H) cetvelinin (I-B) bendi ile tespit edilen devlet memurlarına ödenen en yüksek yurt içi gündelik tutarının iki katı; mesai saatleri dışında görevlendirilecek temsilcilere ise üç katı ücret net olarak ödenir. Bu ücret kooperatiflerce genel kurul öncesinde ilgili muhasebe birimi hesabına yatırılır.
Usulüne uygun olarak temsilci talebinde bulunulup çoğunluk sağlanamaması sebebiyle gerçekleştirilemeyen genel kurul toplantısına ait çağrı davetinde bir sonraki toplantının tarihi, saati ve yerinin belirtilmiş olması durumunda, bu toplantı için de temsilci ücretinin yatırılması ve temsilci ücretinin yatırıldığını gösterir belge İl Müdürlüğüne iletilerek temsilci görevlendirilmesinin talep edilmesi zorunludur. Ancak, ilk toplantıya temsilcinin katılmamış olması durumunda ikinci kez temsilci ücreti yatırılmaz.
Fazla yatırılan temsilci ücretleri ise iade edilir.
Ticaret Sicili Müdürlüğüne hangi hususlar bildirilmelidir?
Temsilcinin toplantı öncesi görev, yetki ve sorumlulukları nelerdir?
Temsilci, görevlendirildiği toplantılara devlet memuruna yakışır kılık ve kıyafetle zamanında gitmelidir.
Toplantı açılmadan önce temsilci tarafından aşağıdaki işlemler yapılır:
ç) Toplantıya katılma hakkına sahip ortakları gösterir listenin, ortaklar veya temsilcisi tarafından imzalanıp imzalanmadığını incelemek.
Toplantı yeter sayısı, ilan edilen toplantı saatinden sonra makul bir süre beklenmesine rağmen sağlanamamışsa, temsilci genel kurulu toplantıya çağrıya yetkili olanlardan en az biri ile erteleme tutanağı düzenleyerek toplantı yerinden ayrılır.
Temsilci, imza sırasında ortakların ya da temsilcilerinin kimliklerinin ve temsil belgelerinin ibrazı işlemini takip eder ve gerektiğinde uyarılarda bulunur. Ancak, şikâyet veya ihbar olduğunda ya da kuşku duyulduğunda kimlik denetimini bizzat yapar. Ayrıca, temsile ilişkin hükümleri açıklayarak, ıslak imzası bulunmayan temsil belgelerinin geçersiz olduğunu ve temsil edilenin aynı genel kurul için farklı kişilere temsil yetkisi vermesi halinde ise temsil edilemeyeceğini belirtir.
Temsil belgesinde; temsil yetkisi veren ortağın adı, soyadı ve imzası, temsilcinin adı ve soyadı, temsilci ortaklık sıfatına haiz değilse; ortağın birinci derece kan ve kayın hısmı (ortağın eşi, annesi, babası, çocuğu gibi) olduğuna dair bilgi, temsil belgesinin ait olduğu genel kurul bilgileri ve temsil yetkisinin kapsamı yer alır.
Ölen ortağın mirasçılarının kooperatifte ortak olarak kalmalarının sağlanmış olması ve bir temsilciyi üç ay içinde veraset ilamı ile birlikte kooperatife bildirmeleri halinde ortaklığa ilişkin hak ve vecibeler temsilci aracılığıyla yürütülür.
Haklarındaki çıkarma kararı kesinleşmeyen ortakların hak ve yükümlülükleri devam ettiğinden genel kurula katılma, seçme ve seçilme haklarını kullanmaları sağlanır.
Genel kurul toplantı yönetiminin, ortaklar veya üst kuruluş tarafından görevlendirilen temsilcilerinden seçilen başkan ve üyeler tarafından yürütülmesine dikkat edilir ve toplantı heyetinin seçimi titizlikle izlenir. Temsilci, genel kurul toplantısının sevk ve idaresine müdahalede bulunmaz, ancak gerektiğinde toplantı başkanını ve genel kurulu uyarıp yol gösterir ve açıklamalarda bulunur.
Genel kurul toplantısı için birden fazla temsilcinin görevlendirilmesi halinde, toplantının temsilcilerin huzurunda açılması ilke olmakla birlikte temsilcilerin aynı anda gelememesi durumunda, makul bir süre beklenir. Bu süre içinde de gelmediği takdirde toplantı mevcut temsilcinin gözetiminde açılır. Toplantının açılmasından sonra gelen temsilci toplantıya katılamaz ve kendisine temsilci ücreti ödenmez.
Usulüne uygun talepte bulunulduğu halde, temsilci toplantıya katılamaz ise ilan edilen saatten bir saat sonra toplantıya başlanır. Bir saatlik süre beklendikten sonra toplantının temsilci olmadan açılması durumunda, bu toplantılara temsilciler sonradan katılamaz ve kendilerine temsilci ücreti ödenmez.
Temsilci, toplantı açılışından sonra, kendisini tanıtarak, görev ve yetkilerini belirtilen bir bilgilendirmede bulunur.
Temsilcinin toplantı sırasındaki görev, yetki ve sorumlulukları nelerdir?
Temsilci; genel kurulda, toplantıyla ilgili olarak kendisine sorulan soruları cevaplandırır, toplantının ilgili kanunlar, ana sözleşmeler ve diğer mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak üzere gereken açıklamaları yapar.
Ortakların en az 1/10’u tarafından genel kurul toplantısından en az 20 (yirmi) gün önce yazılı olarak bildirilecek hususların gündeme alınması zorunludur. Gündem, ortaklara duyurulduktan sonra başvuru yapıldığı takdirde, başvuruya konu hususlar yine de gündeme eklenir. Dörtten az olmamak üzere ortakların en az 1/10’u tarafından genel kurul toplantısından en az 20 (yirmi) gün önce yazılı olarak bildirilecek hususların gündeme alınmasına ilişkin zorunluluğa yönetim kurulunun uymaması halinde toplantı başkanının konuyu gündeme alması sağlanır. Ancak, bu durumda istemde bulunan 1/10 ortağın, yasal başvuruyu zamanında yaptığını kanıtlaması gerekir.
Gündeme madde eklenmesi hususunda teklif bulunup bulunmadığının genel kurulun bilgilendirilmesi hususunda toplantı başkanlığı uyarılır.
Tartışmanın yoğun olarak yaşandığı genel kurul toplantılarında açıklama ve uyarılar kısa, açık, kesin ve uygun bir dille yapılır. Tereddütlü ifadeler kullanılmaz. Karmaşık ya da tartışmalı konularda ilgili mevzuat ve anasözleşme hükmü yüksek sesle okunur.
Toplantı heyeti üyeleri ve ortaklar ile tartışmadan kaçınılır, toplantıyı terk etme gibi bir davranışa kesinlikle gidilmez.
Toplantı başkanı ve kâtip üyeler toplantıyı yönetebilecek ve tutanağı yazabilecek bilgi ve yeteneğe sahip değilse, temsilci toplantı heyetine yardımcı olur ve tutanağı bizzat yazmayıp, yapılan konuşmaların ve alınan kararların tutanağa yazılmasına nezaret eder.
Genel kurul toplantı tutanağının, toplantının yapıldığı yerde yazılıp imzalanması zorunlu olup tutanağın toplantı yerinde, genel kurul toplantı heyetince düzgün ve okunaklı biçimde yazdırılmasına temsilci yardımcı olur. Toplantı tutanağının, toplantının yapıldığı yer ve zamanda yazılıp imzalanmaması durumunda temsilci, tutanağa şerh düşüp imzalar, raporunda bu hususa yer verip, toplantıda alınan kararlardan raporunda kısaca bahseder. Şerhli tutanak İl Müdürlüğü tarafından acele olarak Ticaret Sicil Müdürlüğüne intikal ettirilir ve genel kurul toplantı tutanağının tescil edilmemesi istenir.
Temsilciler, genel kurul toplantısında ilgili kanunlar ve her kooperatifin ana sözleşmesinde öngörülen toplantı ve karar nisaplarına dikkat eder. Temsilciler genel kurul toplantısında ilgili kanunlara ve ana sözleşmelere aykırı karar alındığı veya karar nisabı bulunmadığının sayısal olarak tespit edildiği durumlarda, kararların geçerli olmayacağı yönünde gerekli uyarılarda bulunur. Buna rağmen karar alınmışsa, alınan kararlar hakkındaki şerhini tutanakta ve temsilci raporunda belirtir. Tutanak ve temsilci raporu, İl Müdürlüğü tarafından acele olarak Ticaret Sicili müdürlüğüne gönderilir ve şerh kapsamındaki konuların tescil edilmemesi istenir.
Temsilci, genel kurul tutanağında, görüşmelerin içeriği, söz alanların kimler olduğu, sorulan sorular, verilen cevaplar, kimlerin alınan kararlara karşı muhalefet şerhi düştükleri ve muhalefet sebepleri, lehte, aleyhte ve çekimser oyların sayıları ile bilinmesi gerekli diğer hususlar açıkça belirtilir. Toplantı sırasında önerge verilmesi durumunda, önergelerden özetle söz edilip alınan kararlar açıkça yazılır, önergelerin özetlenemeyecek kadar uzun ve karmaşık olması gibi durumlarda tutanağa geçirilmekle birlikte, önergelerin tüm sayfalarının altları toplantı heyeti (toplantı başkanlığı) ve temsilci tarafından imzalanır ve önergeler tutanağa ek yapılır. Süre darlığı ya da başka bir toplantıya yetişebilme gibi nedenlerle yükümlülükler aksatılmaz.
Gündemde ana sözleşme değişikliği varsa, temsilci, Bakanlıkça izin verilip verilmediğini araştırır, izin alınmamışsa genel kurula gerekli uyarılarda bulunur.
Ana sözleşmelerinde ibra edilmeyen yönetim ve denetim kurulu üyelerinin bu organlara aynı genel kurulda tekrar seçilemeyecekleri hükmü yer alan kooperatiflerde, ibra edilmeyen yönetim ve denetim kurulu üyelerinin aday olamayacakları konusunda toplantı başkanı ve genel kurul uyarılır.
Genel kurul toplantısında, yönetim ve denetim kurulu raporları ile bilanço ve gelir tablosunun mutlaka okunması konusunda gerekli uyarılar yapılır.
Tutanakta yanlış yazılan kelime, rakam ve satırlar karalanmaz, okunacak biçimde ortasından tek çizgiyle çizilerek iptal edilir, yanına parantez içinde (çizildi) denilerek doğrusu yazılır. Ay adları, bir ve iki basamaklı sayılar, rakamla değil yazıyla yazılır; tutanakta sonradan ilaveler yapılmasına imkân verebilecek boşluklar bırakılmaz. Tutanağın başlangıç kısmına, genel kurul toplantısının başlama saati ve tutanağın son kısmına da genel kurulun bitiş tarihi ve saati mutlaka yazılır.
İlgili kanunlar, ana sözleşmeler ve iyi niyet kurallarına aykırı olarak yapılan işlemler hakkında temsilci tarafından tutanağa şerh düşülür.
Kanun ve ana sözleşmede yer alan toplantı nisabının kalmadığı sayım sonucu tespit edilmişse, toplantıya devam edilmemesi yönünde gerekli uyarılarda bulunulacak ve durum tutanağa bağlanacaktır. Düzenlenecek bu tutanakta toplantı nisabına ilişkin olması gereken ortak sayısı ile toplantı mahallinde bulunan mevcut ortak sayısı ayrıca belirtilecektir.
Kooperatif unvanı; toplantı tutanağına ve temsilci raporuna, Türkiye Ticaret Sicil Gazetesinde ilan edilen şekliyle tam olarak yazılır.
Toplantı nisabı kaybedilmemekle birlikte, genel kurulun sevk ve idare edilemez hale gelmesi ve benzeri nedenlerle toplantının tamamlanamaması hallerinde; toplantı başkanı tarafından toplantı ertelenebilir. O ana kadar alınan kararlar tutanağa bağlanır.
Temsilci, genel kurul toplantı tutanağını ve ortaklar listesini imzalar. Bunların dışındaki genel kurul evrakı görüldü şerhi düşülerek imzalanır.
Genel Kurul toplantısı sonrası temsilci tarafından ne yapılması gerekir? Temsilci raporunda nelere yer verir?
Toplantıya temsilci katılmış ise genel kurul tutanağı ve ortaklar listesinin sadece birer nüshası temsilci tarafından toplantı bitiminde alınıp genel kurul toplantısına ilişkin belgelerin nelerden ibaret olduğunu belirten temsilci raporu ile İl Müdürlüğüne teslim edilir. Bu belgeler kooperatif yetkililerinden ayrıca istenmez.
Temsilci raporunda, muhalefet şerhi ile diğer önemli hususları belirtir. Ayrıca, toplantı tutanağının taraflarca düzenlenememesi ya da imzalanamaması gibi durumlarda bu hususlara raporda mutlaka yer verilecektir. Bu gibi hususlar söz konusu değilse raporda, toplantıda önemli bir hususun olmadığının belirtilmesi ile yetinilir.
Toplantı sonrası kooperatif dosyasına hangi belgeler konulur?
Toplantı sonrasında, gündem, genel kurul toplantı çağrısına ilişkin belgeler, varsa gazete ilanı, toplantı tutanağı, yönetim kurulu ve denetleme organı yıllık çalışma raporları, genel kurula katılan ortaklarca imzalanmış ortaklar listesi, bilanço, gelir-gider tablosu, genel durum bildirim formu, kooperatif dış denetime tabi ise dış denetim raporu, bağımsız denetime tabi ise bağımsız denetim raporu ve temsilci tarafından hazırlanan rapordan birer adet olmak üzere alınarak dosyasına konulur.
Yönetim kurulu ve denetleme organınca hazırlanacak yıllık çalışma raporları ile dış denetim raporu nasıl hazırlanır?
Yönetim kurulunca ve denetleme organı üyelerince hazırlanacak yıllık çalışma raporları mevzuata uygun olarak tanzim edilir.
Dış denetime tabi kooperatiflerde, dış denetimin kanun ve ilgili Yönetmelik hükümlerine göre yapılıp dış denetim raporunun hazırlanması gerektiğinden bu konulara da dikkat edilmesi gerekir.
Bağımsız denetime tabi kooperatiflerde denetim raporunun bulunup bulunmadığına bakılır.
Mevzuata uygun olarak hazırlanmayan raporlar, genel kurul toplantılarında görüşülemez. Görüşülmesi halinde görevli temsilcilerce toplantı tutanağına gerekli şerh düşülür. Yönetim kurulu ve denetleme organı yıllık faaliyet raporları ile dış denetim raporunun mevzuat hükümlerine uygun olmaması nedeniyle görüşülememesi, yönetim ve denetim kurullarının ibra edilmedikleri anlamına gelmez.
Kooperatiflerin yöneticileri ve yönetim kurulu üyeleri hakkında hangi durumda suç duyurusunda bulunulur?
Genel kurulu yasal süresinde toplanacak şekilde çağıran ancak, İl Müdürlüğüne yapılan temsilci görevlendirilmesi talebinde süreye uymayan ya da temsilci talebine yönelik başvuruda belge eksikliği bulunan kooperatiflerin yöneticileri hakkında çağrıyı süresinde yapmış olmaları nedeniyle suç duyurusunda bulunulmaz.
